แนวทางเขียน TOR สำหรับระบบบันทึกเสียงและ Compliance
ให้โปร่งใส ปลอดล็อก และได้มาตรฐานสากล

• จำกัดการแข่งขัน – ตลาดเหลือผู้เล่นเพียงไม่กี่ราย เสี่ยงถูกมองว่าเป็นการล็อกสเปก แม้ผู้ร่าง TOR จะมีเจตนาดี
• ไม่สะท้อนบริบทไทย – รายงานสากลไม่ได้วัดเรื่อง PDPA, Data Residency ในไทย หรือการเชื่อมต่อกับระบบของหน่วยงานรัฐไทยโดยตรง
• ทำให้ต้นทุนสูงเกินจำเป็น – Global vendor บางรายมีโครงสร้างราคาสูง ในขณะที่โซลูชันอื่นอาจตอบโจทย์และคุ้มค่ากว่า
• ตัดโอกาสผู้เล่นไทยและนวัตกรรมใหม่ – บริษัทไทยหรือโซลูชันเฉพาะทางที่รองรับ PDPA อย่างดี อาจยังไม่ถูกพูดถึงใน Gartner แต่เหมาะกับงานจริงในประเทศไทยมากกว่า

หาก TOR ยึดเพียง “ต้องมีชื่อใน Gartner” โดยไม่มีเกณฑ์อื่นประกอบ อาจทำให้เสียโอกาสทั้งด้านนวัตกรรม งบประมาณ และความเหมาะสมกับบริบทจริงของหน่วยงาน

• ถ้าระบบบันทึกเสียงล่มหรือบันทึกไม่ครบ จะกระทบต่อการพิสูจน์ข้อเท็จจริง ข้อร้องเรียน หรือข้อพิพาทอย่างไร
• หากมีการร้องเรียนด้าน PDPA / ข้อมูลส่วนบุคคล ระบบสามารถช่วยค้นหา หรือตรวจสอบได้รวดเร็วเพียงใด
• ถ้าผู้ขายหยุดให้บริการหรือยุติกิจการ หน่วยงานยังเข้าถึงข้อมูลเดิมและหลักฐานดิจิทัลได้หรือไม่
• ระบบสามารถรับรองความถูกต้องของบันทึกเสียง ทรานสคริปต์ และ Metadata ในฐานะ “หลักฐานดิจิทัล” ได้ระดับใด

เมื่อตอบคำถามเหล่านี้ได้ TOR จะกลายเป็น “มาตรฐานการป้องกันความเสี่ยง” แทนที่จะเป็นแค่ “การเลือกยี่ห้อ” และยังช่วยให้การพิจารณาในอนาคตสามารถอธิบายต่อหน่วยงานตรวจสอบได้อย่างมั่นใจ